Getting Better valeur de votre système téléphonique - répertoire personnel

Si vous avez un système de téléphone de bureau, les chances sont que vous ne l'utilisez pas à ses pleines capacités.

Soit la formation initiale était insuffisante, les gens ont oublié quelques-unes des caractéristiques au fil du temps, ou les nouveaux employés sont arrivés depuis la formation initiale a été effectuée.

Une caractéristique souvent sous-utilisés est le répertoire personnel.

Le répertoire personnel est utilisé pour stocker des numéros de souvent utilisées dans votre téléphone ou dans le système téléphonique. C'est bien sûr un gain de temps considérable, et tout le monde avec un téléphone mobile seront familiarisés avec cette fonctionnalité.

Mes études ont montré que seulement environ 10% du personnel de bureau utiliser cette fonctionnalité!

Je suppose que vos gens ne sont pas totalement à blâmer si elles ne prennent pas le temps de mettre en place cette fonctionnalité, car certains systèmes téléphoniques assumer un doctorat en électronique!

Ma suggestion pour rendre ce processus relativement sans douleur, est de faire une liste de vos numéros les plus appelés, tant d'affaires et privés. Gardez un petit bloc-notes à côté de votre téléphone pendant un mois, et notez les personnes les plus disant. Vous pouvez ensuite il suffit de mettre les graduations à côté de chaque nom comme vous les appelez. A la fin du mois, vous pouvez décider quels numéros à stocker dans votre combiné.

La raison de cette aide, est que certains systèmes (notamment les plus âgés) ont seulement une quantité limitée d'espace de stockage pour les nombres. Vous avez besoin de mettre des priorités sur ces nombres et simplement stocker le plus utilisé.

Si vous avez un système plus récent modèle de téléphone, vous avez de la chance! Vous pouvez probablement stocker jusqu'à 250 noms et numéros. Souvent, vous pouvez stocker des numéros de multiples contre une entrée, donc par exemple vous pouvez stocker un numéro de bureau, un numéro à la maison, et un numéro de téléphone mobile tout pour le contact d'un. Si votre système est basé sur IP, vous pouvez constater que vous pouvez vous connecter à un autre poste pour accéder à votre répertoire personnel.

Ainsi que d'économiser du temps, vous pouvez souvent économiser de l'argent en utilisant cette fonctionnalité! Cela est particulièrement vrai si votre société fournit des téléphones mobiles à ses cadres et le personnel. Plusieurs fois, ces gens vont faire des appels coûteux à partir de leurs téléphones cellulaires, plutôt que d'un appel moins cher à partir de leur bureau. La raison? Il est tout simplement parce qu'il est plus facile d'appeler un numéro pré-programmé à partir de leur mobile, que de chercher le numéro et le composer.

Encouragez vos gens à utiliser leur répertoire personnel.

Nous croyons que votre personnel doit travailler plus intelligemment non seulement plus difficile, mais je suppose que plus intelligente et plus difficile, c'est bien aussi! Tout ce que vous pouvez faire pour rendre les choses plus faciles et plus rapides pour eux se traduira par une productivité accrue sur le long terme....