Comment choisir et mettre en œuvre un système ERP

QU'EST-CE QUE ERP?

ERP est un terme qui est largement utilisé encore probablement pas bien compris. Il est synonyme de Enterprise Resource Planning et bien qu'il était initialement prévu pour les entreprises manufacturières, aujourd'hui, il englobe tout produit qui peut être utilisé dans une entreprise. Lorsque mis en œuvre efficacement, ERP permet aux entreprises de briser les silos organisationnels traditionnels, en les remplaçant par une structure étroitement intégré horizontal dans lequel la stratégie, la structure organisationnelle, les processus et la technologie sont étroitement liés. Les applications peuvent inclure financière, la distribution, la fabrication, les ressources humaines, la paie et les coûts du projet.

Il ya beaucoup de confusion entre un système de comptabilité et d'ERP. Dans le passé, un système de comptabilité a été limité à seulement financiers, mais cela a changé au cours des dernières années et il est maintenant difficile de distinguer entre un système de comptabilité et d'un système ERP. La différence entre eux est une question de degré comme on peut le voir dans le tableau ci-dessous.

Critères

Système de comptabilité ERP

Échelle de l'entreprise Peut-être Oui

Évolutive partiellement Oui

Frais modiques sur Moyennement haute

Ratio des frais de mise en œuvre: Licence 1

Dépend des capacités de personnalisation extensive

Cette fonctionnalité dépend étendue

Multiple plate-forme technologique

Analyse

Commencez par une compréhension des facteurs de réussite critiques (CCA)
CCA sont définis comme les choses que vous devez faire bien afin d'être couronnée de succès. Vous pouvez utiliser les CSF comme un moyen pour déterminer si une exigence est vraiment critique. Si une exigence ne peut pas être mappé directement à un CCA, alors ce n'est pas critique.

Définir les mesures de succès

Avant de commencer tout projet, vous devriez savoir comment mesurer le succès en termes d'économie d'argent par des opérations de rationalisation, l'augmentation des revenus, l'augmentation de part de marché ... Les mesures de la réussite acte comme un facteur de motivation pour le personnel lors de la mise en œuvre, aider à garder le projet sur les rails et concentrer les efforts sur l'atteinte des objectifs d'affaires importantes.

Comprendre le processus d'affaires existants et de rechercher les possibilités d'amélioration des processus d'affaires

Jusqu'à ce que vous avez compris le processus de gestion existant, vous n'êtes pas prêt. Les employés ne savent pas que ce qu'ils font est atypique. Retroussez vos manches et de parler aux gens qui font le travail. Rappelez-vous que le diable est dans les détails. Sur le chemin, votre complément de valeur peut être à trouver des façons d'améliorer le processus d'affaires.

Ne pas être ambigu dans la définition des exigences

Le plus ambigu à l'exigence, l'interprétation plus à savoir si un vendeur particulier répond à l'exigence. Vous devez être précis, de sorte que vous pouvez comparer des pommes avec des pommes.

Ne perdez pas de temps sur les fonctionnalités de base

Des systèmes ont évolué au point où les bases sont bien fait. Se concentrer uniquement sur les exigences qui sont propres ou qui pourraient varier selon le fournisseur.

Gérer la portée, le budget et le calendrier

La gestion de projet est le facteur clé pour prédire la réussite de tout projet. La gestion de projet comprend la gestion de la portée, le budget et le calendrier. Plutôt que d'utiliser l'école des coups durs, vous devriez envisager de travailler avec une méthodologie structurée, telle que publiée par le Project Management Institute (PMI).

Obtenez la participation des employés

Reconnaître la quantité importante de connaissances des employés et la contribution potentielle des employés. Malheureusement, la connaissance est typiquement dans les têtes des employés et des soins doivent être prises pour inclure leur entrée. Dans le même temps, vous êtes effectivement en les incluant dans le processus et d'assurer leur buy-in pour le processus.

Attribuer un champion interne

Un champion interne devrait être alloué au projet. Même les projets les plus difficiles peuvent réussir lorsque vous avez un champion interne qui est prêt à faire tout ce qu'il faut pour faire le travail. Il est préférable d'attribuer le champion interne au début de la sélection des projets du système afin d'assurer leur engagement et leur accord avec le système sélectionné.

Gérer les risques

Cherchez les risques potentiels, leur impact, et leur probabilité de se produire. Encourager toutes les parties intéressées à élaborer des stratégies visant à atténuer les risques. Chaque organisation a au moins 1 naysayer, qui peuvent causer beaucoup de problèmes, mais qui est aussi très bien informé. Les opposants doivent être inclus dans le processus de gestion des risques. En obtenant leur entrée au début, vous pouvez éviter les problèmes et vous limiter efficacement leur négativité.

Assurer la gestion buy-in

Communiquer portée du projet et d'obtenir signer lors des étapes cruciales le long du chemin. La direction doit élaborer ou à ratifier les mesures de succès.

Sélection des fournisseurs

Identifier les fournisseurs potentiels
Vous seriez étonné de voir combien les vendeurs voulez que votre entreprise. Commencez avec un guide d'achat tel que celui publié sur le site Web CAmagazine auquel vous pouvez accéder à partir du menu sur la gauche. Vous remarquerez dans le guide de l'acheteur que les vendeurs sont divisés en Tiers. Les plus grandes entreprises sont généralement mieux servis par Tier One et Tier Deux vendeurs. Les petites entreprises sont généralement mieux servi par les autres fournisseurs en partie parce que de plus petits investissements, mais aussi parce que de moins de complexité. Tier One produits ont généralement beaucoup de souplesse, mais il prend plus de temps pour mettre en place, former et faire fonctionner.
Il est généralement plus de risques associés avec les fournisseurs verticales et personnalisé. Toutefois, les avantages l'emportent sur les risques potentiels. Pour obtenir des listes de fournisseurs potentiels:

o utiliser des recherches sur Internet

o communiquer avec votre comptable

collègues de contact o

o consultants de contact

associations de l'industrie de contact o

o examiner les revues spécialisées des articles et des publicités

o participer à des foires commerciales

Trouver un bon revendeur

Le revendeur ou Value Added Reseller (VAR) / implémenteur peut faire une grande différence. Souvent, les entreprises de sélection de nouveaux systèmes passent beaucoup de temps à analyser le produit et le vendeur, mais pas assez de temps d'analyser les capacités de la VAR. Le VAR aurait pu être attribué par le vendeur, et le VAR peut-être pas le meilleur choix. Les vendeurs ont une méthodologie pour l'attribution conduit à leurs partenaires ou revendeurs à valeur ajoutée qui ne sont pas bien comprises. Vous pourriez obtenir le VAR prochaine sur une liste. Une fois un VAR est attribué, les vendeurs sont réticents à introduire un autre VAR, car il peut conduire à Vars en concurrence avec l'autre pour la même perspective. Donc, faire des pré-filtrage de la VAR. Mieux encore, obtenir le nom du VAR de quelqu'un que vous connaissez.

Émettre une demande de proposition (DP)

Une demande de propositions est un bon outil pour communiquer à vos besoins de façon uniforme à des fournisseurs et de créer une courte liste de fournisseurs. Demandez aux fournisseurs de répondre aux questions relatives au coût, la technologie, base de clientèle, développeur et les qualifications implémenteur, et les clients similaires. Demandez aux fournisseurs de répondre à chaque exigence avec un nombre tel que "7" dans le communiqué de courant et cité dans l'estimation, "6" dans le communiqué de courant, "5" est disponible en 6 mois, "4" modification mineure ou solution de contournement, "3" troisième partie, "2" disponible dans un an, "1" modification majeure ou solution de contournement, «0» ne sont pas disponibles. En étendant la priorité de chaque fois des exigences de la réponse du fournisseur, puis en additionnant les résultats, vous obtenez un score qui vous donnera une indication de la proximité de l'ajustement pour chaque fournisseur.

Assister à des démonstrations

Les vendeurs devraient maintenant connaître vos facteurs critiques de succès et les exigences clés, et devrait être donné un ordre du jour afin que le temps est alloué correctement. Vous devriez assister à pas plus de 4 manifestations, et de limiter le temps de 2-3 heures. Demandez à chaque participant d'identifier points forts et les faiblesses, ainsi que marquer (-10 à +10) dans quelle mesure ils l'ont fait pour chaque sujet sur l'ordre du jour ainsi que d'indiquer son importance (1 à 10).

Appelez références

Vous serez étonné de voir combien vous apprendre et combien peu quelques-uns des fournisseurs connaissent leurs clients. Avoir une liste de questions à poser comme notre liste de contrôle qui peuvent être obtenus en cliquant ici. Dites la référence un peu plus sur vous-même avant de poser des questions afin qu'ils aient un niveau de confort avec vous.

Montrer que le système va travailler pour vous

Préparez un script qui contient un échantillon de transactions qui devraient être traitées par l'ensemble du système. Le script est une journée dans la vie de votre entreprise va contenir les processus d'affaires les plus importantes avec des modèles de documents et rapports. Vous pourriez demander à 1-2 fournisseurs de préparer une preuve de concept. Il s'agit d'une tâche fastidieuse pour les vendeurs ainsi que pour vous assister à la démonstration. Mais vous êtes seulement en se concentrant sur les fournisseurs les plus susceptibles de pouvoir gagner votre entreprise.

Négocier le prix et le contrat

C'est un marché d'acheteurs. Vous obtiendrez un minimum de 10% sur le premier devis. Bon nombre des fournisseurs offrent des prix compétitifs quand ils savent qu'ils risquent de perdre à un concurrent qui pourrait offrir une solution raisonnable à un prix inférieur.

Connaître le coût total de possession (TCO)

Vous devez comprendre tous les coûts y compris les frais de licence, de mise en œuvre, le soutien, le matériel, les réseaux et les communications avant de prendre une décision. Il devrait y avoir aucune surprise plus tard. Cliquez ici pour en savoir plus TCO.

Faites un pilote salle de conférence

Vous avez besoin de travailler avec le système pour comprendre les nombreuses options. Vous pouvez penser que une personnalisation est nécessaire jusqu'à ce que vous comprenez mieux les solutions de contournement divers. Le vendeur a une idée des personnalisations, mais n'a probablement pas créé un cahier des charges ou de vous donner un prix ferme. Utilisez le pilote salle de réunion comme un moyen pour le vendeur à comprendre vos besoins et pour vous permettre de mieux comprendre le système avant de signer un contrat et l'achat du logiciel. Vous aurez besoin de payer les fournisseurs pour leur temps. Vous devriez obtenir un prix fixe comme l'un des produits livrables du projet pilote salle de réunion.

Exécution

Fondation Business Case

N'oubliez pas que vous devriez avoir connu pendant le processus de sélection. Vous devriez déjà avoir compris les facteurs de succès critiques (CSF). CCA sont définis comme les choses que vous devez faire bien afin d'être couronnée de succès. En outre, vous devez avoir défini des mesures de succès. Avant de commencer tout projet, vous devriez savoir comment mesurer le succès. Les mesures de la réussite acte comme un facteur de motivation pour le personnel au cours de la mise en œuvre, et aider à garder le projet sur les rails et s'est concentré sur CSF. Même si vous ne l'avez pas fait pour la sélection du système, il n'est pas trop tard.

Amélioration des processus d'affaires

Ne présumez pas que votre processus de gestion existant est la meilleure façon de faire le travail. Pire encore, ne pas insister sur la modification du nouveau système pour faire exactement ce qui a été fait avant. Tout d'abord, s'assurer qu'il existe une compréhension des processus d'affaires existants. Retroussez vos manches et de parler aux gens qui font le travail. Demandez-leur de vous dire combien de temps est consacré à des activités. Il peut ne pas sembler grave si 1 personne perd 15 minutes par jour -, mais ce que ça coûte si il ya 10 personnes font la même chose tout au long de l'année? En supposant un taux de 25/heure $ et 1800 heures de travail par an ou, ce petit problème a coûté à l'entreprise 112500 $ pour l'année.

Gestion de projet

La gestion de projet est un facteur clé pour prédire la réussite de tout projet. La gestion de projet comprend la gestion de la portée, le budget et le calendrier. Plutôt que d'utiliser l'école des coups durs, vous devriez envisager de travailler avec une méthodologie structurée, telle que publiée par le Project Management Institute (PMI). Un bon gestionnaire de projet a le soutien de la haute direction, et peut être difficile. Si le chef de projet veut s'il vous plaît tout le monde, il / elle n'est pas la bonne personne.

Champion interne

Un champion interne doit être alloué au projet. Même les projets les plus difficiles peuvent réussir lorsque vous avez un champion interne qui est prêt à faire tout ce qu'il faut pour faire le travail.

Participation des employés

Vous devez leur implication pour de nombreuses raisons. Sans elle, vous pourriez risquer de manquer des processus d'affaires critiques que seule qu'ils connaissent. Et tout aussi important est la composante psychologique. Les gens sont souvent menacés par le changement. En les impliquant, ils sont plus susceptibles d'être favorables.

Meilleures équipes

Vous voulez que vos meilleurs employés impliqués dans la mise en œuvre. Ils ont la confiance de leurs collègues, de savoir bien l'entreprise, et généralement avoir la bonne attitude. La mise en œuvre va prendre du temps. Vous devez réduire leur charge de travail normale.

Gestion des risques

Cherchez les risques potentiels, leur impact, et leur probabilité de se produire. Encourager toutes les parties intéressées à élaborer des stratégies visant à atténuer les risques. Chaque organisation a au moins 1 naysayer, qui peuvent causer beaucoup de problèmes, mais qui est aussi très bien informé. Les opposants doivent être inclus dans le processus de gestion des risques. En obtenant leur entrée au début, vous pouvez éviter les problèmes et vous limiter efficacement leur négativité.

Communiquer

Ne pas garder les gens dans l'obscurité. Communiquer officiellement, officieusement et fréquemment.

Former le formateur

C'est un bon moyen de réduire les coûts de formation, et forcer les travailleurs à connaître le système. La meilleure façon d'apprendre un sujet est de l'enseigner.

Prototypage étendue

Il existe de nombreuses options dans la configuration d'un nouveau système, y compris les options de configuration, la conversion, l'intégration et de personnalisation. Un processus itératif est nécessaire jusqu'à ce que le prototype est terminé. Il peut prendre à quelques reprises avant de faire les choses correctement. Prenez un petit échantillon représentatif de transactions par le biais du système y compris les rapports et les contrôles. Ne pas aller vivre avant tout le monde est prêt.

Méfiez-vous des personnalisations

Les personnalisations peuvent mordre. La première bouchée, c'est que cela ralentit la mise en œuvre et les coûts montent en flèche. La seconde morsure se produit lorsque vous souhaitez mettre à niveau vers la dernière version. Cela ne veut pas dire que certaines personnalisations sont garantis et ont une analyse de rentabilisation convaincante.

Progressive de l'approche

Il ya aussi ce qu'on appelle la théorie du big bang, quand tu fais ça tout à la fois. Je pense qu'il a obtenu son nom parce que chacun a tiré les uns des autres. Les petites et moyennes entreprises de taille surtout ne pas avoir la main-d'œuvre pour faire tout cela à la fois.

Poster examen de l'application

Apprenez de vos erreurs et il ya toujours place à amélioration.